Kolegium Pracowników Służb Społecznych w Lublinie

Procedura przyjmowania i załatwiania spraw

Sprawy wpływające do Kolegium Pracowników Służb Społecznych w Lublinie są przyjmowane, rejestrowane i załatwiane zgodnie z obowiązującą w Kolegium instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt, Regulaminem organizacyjnym oraz przepisami właściwymi dla danego rodzaju sprawy.

Obieg sprawy

1. Przyjęcie dokumentu
   Korespondencję oraz dokumenty składane przez interesantów przyjmuje sekretariat Kolegium. Dokumenty mogą wpływać również za pośrednictwem poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej oraz innych prawnie dopuszczalnych form komunikacji elektronicznej.

2. Rejestracja
   Wpływająca korespondencja jest rejestrowana zgodnie z zasadami kancelaryjnymi obowiązującymi w Kolegium. Kolegium stosuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, przy pomocniczym wykorzystaniu dziennika korespondencyjnego.

3. Dekretacja
   Zarejestrowana korespondencja jest przedkładana Dyrektorowi Kolegium, który dokonuje dekretacji, wskazując osobę właściwą do prowadzenia i załatwienia sprawy.

4. Prowadzenie sprawy
   Pracownik właściwy rzeczowo analizuje sprawę, gromadzi niezbędną dokumentację, wykonuje czynności wymagane przepisami oraz przygotowuje projekt odpowiedzi, rozstrzygnięcia lub innego dokumentu kończącego sprawę.

5. Akceptacja i podpis
   Dokument kończący sprawę podpisuje Dyrektor Kolegium albo inna osoba posiadająca odpowiednie upoważnienie. Dokumenty finansowo-księgowe są dodatkowo kontrolowane i podpisywane na zasadach określonych w odrębnych przepisach i instrukcjach wewnętrznych.

6. Wysłanie lub wydanie dokumentu
   Po podpisaniu dokument jest przekazywany adresatowi w odpowiedniej dla danej sprawy formie. Wysyłkę korespondencji oraz jej ewidencję zapewnia sekretariat Kolegium.

7. Zakończenie i przechowywanie sprawy
   Dokumentacja spraw zakończonych jest przechowywana i archiwizowana zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami archiwalnymi.

Terminy załatwiania spraw

Sprawy słuchaczy oraz innych interesantów są załatwiane bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem terminów wynikających z przepisów właściwych dla danego rodzaju sprawy.

Jeżeli sposób lub termin załatwienia konkretnej sprawy określają przepisy szczególne, stosuje się terminy i procedury wynikające z tych przepisów.

Informacja o przebiegu sprawy

Informacji o sposobie załatwienia sprawy oraz – w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy – o etapie jej realizacji udziela sekretariat Kolegium lub pracownik prowadzący daną sprawę.

Odrębne zasady dotyczą w szczególności:

• skarg i wniosków,

• wniosków o udostępnienie informacji publicznej,

• spraw dotyczących przebiegu kształcenia i dokumentacji słuchaczy,

• spraw kadrowych i finansowych.